Política de Privacidade

A Race Day Vault é uma plataforma que permite a organizadores de eventos desportivos disponibilizar as fotografias das provas aos participantes, que podem encontrá-las pesquisando pelo número de dorsal ou, quando ativada, por reconhecimento facial.

A plataforma é operada por João Ascenso, empresário em nome individual, NIF 214674185, com domicílio profissional em Leiria, Portugal («Race Day Vault»).

Na generalidade dos tratamentos descritos nesta política, a Race Day Vault é a responsável pelo tratamento.

A exceção são as fotografias dos eventos e os dados biométricos delas derivados: aí, a responsável pelo tratamento é a Organização do evento, que decide publicar as fotos e ativar as funcionalidades. A Race Day Vault atua como subcontratante, tratando esses dados por conta e segundo as instruções da Organização.

Quando participantes menores utilizam os eventos, a Organização deve assegurar o cumprimento das regras aplicáveis relativamente ao tratamento dos seus dados.

• Fotos dos eventos — carregadas pela Organização e pela sua equipa de fotógrafos;
• Pesquisas e downloads — o número de dorsal pesquisado e o tipo de download, sem associação a nomes, e-mails ou outros dados pessoais dos Atletas;
• Compras de fotos — o e-mail fornecido no checkout, as fotos adquiridas e o valor pago. Os pagamentos são processados pela Stripe; a Race Day Vault não guarda dados de cartões;
• Contas de organizador e de fotógrafo — e-mail e, no caso dos organizadores, nome;
• Candidaturas de organizadores — nome, contactos, dados de faturação (NIF e morada) e informação sobre o evento;
• Dados biométricos — apenas em eventos com pesquisa por reconhecimento facial ativa (ver secção própria abaixo).

• Disponibilizar as fotos e a pesquisa por dorsal — prestação do serviço contratado pela Organização; a base legal da publicação das fotos é definida pela Organização, enquanto responsável pelo tratamento;
• Entregar compras e reenviar links de download — execução do contrato de compra;
• Faturação e contabilidade — cumprimento de obrigações legais;
• Autenticação e contacto de organizadores e fotógrafos — execução do contrato;
• Avaliação de candidaturas de organizadores — diligências pré-contratuais; candidaturas recusadas são eliminadas no prazo máximo de 6 meses;
• Estatísticas do evento (pesquisas e downloads) — interesse legítimo, sem identificação dos Atletas;
• Pesquisa por reconhecimento facial — consentimento explícito (ver secção seguinte).

Em eventos onde a Organização ativa esta opção, as faces presentes nas fotografias são analisadas para permitir a pesquisa por selfie. Por se tratar de dados biométricos abrangidos pelo artigo 9.º do RGPD, a Organização deve assegurar a existência de uma condição válida para o seu tratamento, incluindo, quando aplicável, o consentimento explícito dos participantes.

A Race Day Vault não armazena a selfie enviada pelo Atleta após o processamento da pesquisa, salvo quando tal seja estritamente necessário por motivos técnicos ou de segurança. O envio depende do consentimento do Atleta, que pode ser retirado a qualquer momento. Os dados faciais derivados das fotos são tratados em infraestrutura na União Europeia e eliminados juntamente com o evento.

A Race Day Vault não utiliza dados pessoais para comunicações promocionais sem uma base legal adequada. Utilizamos fornecedores tecnológicos especializados para alojamento, armazenamento de fotografias, processamento de pagamentos, envio de comunicações e funcionalidades de pesquisa. Estes fornecedores apenas tratam dados de acordo com as nossas instruções e mediante contratos adequados.

Sempre que disponível, utilizamos infraestrutura localizada na União Europeia. Quando ocorrem transferências para fora da UE, realizam-se ao abrigo de garantias adequadas: certificação no EU-U.S. Data Privacy Framework ou cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia.

• Fotos e dados de pesquisa facial: eliminados no arquivo do evento (data definida pela Organização, no máximo 6 meses) ou antes, se a Organização proceder à sua eliminação;
• Contas de organizador e de fotógrafo: conservadas enquanto a conta existir; eliminadas no prazo de 30 dias após pedido;
• Candidaturas recusadas: eliminadas no prazo máximo de 6 meses;
• Registos de compras e faturação: conservados pelo prazo exigido pela legislação fiscal e contabilística (10 anos);
• Estatísticas de pesquisas e downloads: conservadas com o evento, sem dados identificativos dos Atletas.

A plataforma utiliza apenas cookies estritamente necessários: um cookie de sessão para a autenticação da Organização e dos Fotógrafos, e um cookie funcional que memoriza o idioma escolhido. As páginas públicas dos eventos não utilizam cookies de rastreamento nem de publicidade.

Nos termos do RGPD, o titular dos dados tem o direito de aceder aos seus dados, retificá-los, solicitar o seu apagamento, limitar ou opor-se ao tratamento e à portabilidade dos dados fornecidos. Quando o tratamento se baseia no consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar o tratamento já realizado.

Remoção de fotos — caso o Atleta figure numa fotografia e pretenda a sua remoção, deve contactar info@racedayvault.com, indicando o evento e o número de dorsal. O pedido é encaminhado à Organização, que pode remover a fotografia de imediato; se a Organização não responder num prazo razoável, a Race Day Vault pode proceder à sua remoção.

Para exercer qualquer destes direitos, basta escrever para info@racedayvault.com — a resposta é dada no prazo máximo de um mês. Quando aplicável, este prazo poderá ser prorrogado nos termos previstos no RGPD, sendo o titular informado dessa extensão. Nas fotos dos eventos, sendo a Organização a responsável pelo tratamento, a Race Day Vault assegura o encaminhamento e o acompanhamento do pedido.

A Race Day Vault aplica medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados: encriptação em trânsito, armazenamento das fotos originais em espaço privado sem acesso público, controlo de acessos por conta e por evento, e fornecedores de infraestrutura certificados. Em caso de violação de dados pessoais que gere risco para os titulares, a Race Day Vault notificará a autoridade de controlo e, quando exigido, os próprios titulares.

Podemos atualizar esta política sempre que necessário. A versão atualizada será disponibilizada nesta página com indicação da data de revisão.

Para questões de privacidade ou para exercer os seus direitos: info@racedayvault.com.

O titular dos dados tem ainda o direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo: CNPD — Comissão Nacional de Proteção de Dados.