Informativa sulla Privacy

Race Day Vault è una piattaforma che consente agli organizzatori di eventi sportivi di rendere disponibili ai partecipanti le fotografie delle gare, che possono trovarle cercando il proprio numero di pettorale o, quando attivato, tramite riconoscimento facciale.

La piattaforma è gestita da João Ascenso, imprenditore individuale, NIF 214674185, con domicilio professionale a Leiria, Portogallo («Race Day Vault»).

• Foto degli eventi — caricate dall'Organizzazione e dal suo team di fotografi;
• Ricerche e download — il numero di pettorale cercato e il tipo di download, non associati a nomi, e-mail o altri dati personali degli Atleti;
• Acquisto di foto — l'e-mail fornita al checkout, le foto acquistate e l'importo pagato. I pagamenti sono elaborati da Stripe; Race Day Vault non memorizza i dati delle carte;
• Account di organizzatore e fotografo — e-mail e, per gli organizzatori, nome;
• Candidature degli organizzatori — nome, contatti, dati di fatturazione (NIF e indirizzo) e informazioni sull'evento;
• Dati biometrici — solo negli eventi con ricerca tramite riconoscimento facciale attiva (vedi la sezione dedicata più avanti).

• Rendere disponibili le foto e la ricerca per pettorale — prestazione del servizio contrattato dall'Organizzazione; la base giuridica della pubblicazione delle foto è determinata dall'Organizzazione, in qualità di titolare;
• Consegnare gli acquisti e reinviare i link di download — esecuzione del contratto di acquisto;
• Fatturazione e contabilità — adempimento di obblighi legali;
• Autenticazione e contatto di organizzatori e fotografi — esecuzione del contratto;
• Valutazione delle candidature degli organizzatori — misure precontrattuali; le candidature rifiutate vengono eliminate entro un massimo di 6 mesi;
• Statistiche dell'evento (ricerche e download) — legittimo interesse, senza identificare gli Atleti;
• Ricerca tramite riconoscimento facciale — consenso esplicito (vedi la sezione seguente).

Negli eventi in cui l'Organizzazione attiva questa opzione, i volti presenti nelle fotografie vengono analizzati per consentire la ricerca tramite selfie. Trattandosi di dati biometrici, questo trattamento richiede il consenso esplicito dei partecipanti (art. 9 del GDPR), che l'Organizzazione, in qualità di titolare, si impegna ad ottenere — ad esempio tramite opt-in al momento dell'iscrizione alla gara.

Il selfie inviato dall'Atleta viene analizzato al momento e non viene mai salvato; l'invio richiede il consenso dell'Atleta, revocabile in qualsiasi momento. I dati facciali derivati dalle foto vengono trattati su infrastrutture nell'Unione Europea ed eliminati insieme all'evento.

Race Day Vault non vende dati personali né li condivide per finalità pubblicitarie. Ci avvaliamo di fornitori tecnologici specializzati per l'hosting, l'archiviazione delle fotografie, l'elaborazione dei pagamenti, l'invio di comunicazioni e le funzionalità di ricerca. Questi fornitori trattano i dati solo secondo le nostre istruzioni e sulla base di contratti adeguati.

I dati vengono trattati, ove possibile, su infrastrutture nell'Unione Europea. Quando avvengono trasferimenti al di fuori dell'UE, questi si svolgono nel rispetto di adeguate garanzie: certificazione EU-U.S. Data Privacy Framework o clausole contrattuali tipo della Commissione Europea.

• Foto e dati di ricerca facciale: eliminati all'archiviazione dell'evento (data definita dall'Organizzazione, massimo 6 mesi) o prima, se l'Organizzazione procede alla loro eliminazione;
• Account di organizzatore e fotografo: conservati finché l'account esiste; eliminati entro 30 giorni dalla richiesta;
• Candidature rifiutate: eliminate entro un massimo di 6 mesi;
• Registri di acquisto e fatturazione: conservati per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile (10 anni);
• Statistiche di ricerca e download: conservate con l'evento, senza dati identificativi degli Atleti.

La piattaforma utilizza solo cookie strettamente necessari: un cookie di sessione per l'autenticazione dell'Organizzazione e dei Fotografi, e un cookie funzionale che memorizza la lingua scelta. Le pagine pubbliche degli eventi non utilizzano cookie di tracciamento o pubblicitari.

Ai sensi del GDPR, l'interessato ha il diritto di accedere ai propri dati, di rettificarli, di richiederne la cancellazione, di limitare o opporsi al trattamento e alla portabilità dei dati forniti. Quando il trattamento si basa sul consenso, questo può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento già effettuato.

Rimozione delle foto — se l'Atleta appare in una fotografia e desidera la sua rimozione, deve contattare info@racedayvault.com, indicando l'evento e il numero di pettorale. La richiesta viene inoltrata all'Organizzazione, che può rimuovere la fotografia immediatamente; se l'Organizzazione non risponde entro un termine ragionevole, Race Day Vault procede alla rimozione.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, è sufficiente scrivere a info@racedayvault.com — la risposta viene fornita entro un mese al massimo. Ove applicabile, tale termine può essere prorogato nei casi previsti dal GDPR, e l'interessato sarà informato di tale proroga. Per le foto degli eventi, essendo l'Organizzazione il titolare del trattamento, Race Day Vault garantisce l'inoltro e il seguito della richiesta.

Race Day Vault applica misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati: crittografia in transito, archiviazione delle foto originali in uno spazio privato senza accesso pubblico, controllo degli accessi per account e per evento, e fornitori di infrastruttura certificati. In caso di violazione di dati personali che comporti un rischio per gli interessati, Race Day Vault notificherà l'autorità di controllo e, ove richiesto, gli stessi interessati.

Possiamo aggiornare questa informativa ogni volta che sia necessario. La versione aggiornata sarà disponibile su questa pagina con l'indicazione della data di revisione.

Per questioni di privacy o per esercitare i propri diritti: info@racedayvault.com.

L'interessato ha inoltre il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo: CNPD — Comissão Nacional de Proteção de Dados.